એકાઉન્ટિંગ ઇન્ફોર્મેશન સિસ્ટમ (AIS)

એકાઉન્ટિંગ ઇન્ફોર્મેશન સિસ્ટમ (AIS) શું છે?

એનનામું માહિતી પ્રણાલીમાં એકાઉન્ટિંગ અને નાણાકીય ડેટાના હસ્તાંતરણ, સંગ્રહ અને પ્રક્રિયાનો સમાવેશ થાય છે જેનો ઉપયોગ આંતરિક વપરાશકર્તાઓ કર સત્તાવાળાઓ, લેણદારો અને રોકાણકારોને આવશ્યક માહિતીની જાણ કરવા માટે કરે છે.

સામાન્ય રીતે, તે કોમ્પ્યુટર આધારિત પદ્ધતિ છે જે માહિતી ટેકનોલોજી સંસાધનો સાથે સંયોજનમાં એકાઉન્ટિંગ પ્રવૃત્તિને ટ્રૅક કરવામાં મદદ કરે છે. AIS પરંપરાગત એકાઉન્ટિંગ પ્રથાઓનું સંયોજન બનાવે છે.

એકાઉન્ટિંગ ઇન્ફોર્મેશન સિસ્ટમના કાર્યો

એકાઉન્ટિંગ ઇન્ફોર્મેશન સિસ્ટમના કાર્યો વિશે વાત કરતી વખતે, તેમાં વિવિધ ઘટકોનો સમાવેશ થાય છે જે એકમાં પૂરતા પ્રમાણમાં મહત્વપૂર્ણ છેએકાઉન્ટિંગ ચક્ર. વ્યવસાય અને ઉદ્યોગોના કદમાં માહિતી અલગ-અલગ હોવા છતાં, મૂળભૂત AISમાં કર માહિતી, કર્મચારીની માહિતી, ગ્રાહક માહિતી, ખર્ચ અને આવક સંબંધિત ડેટા હોય છે.

ચોક્કસ ડેટામાં નાણાકીય સમાવેશ થાય છેનિવેદન માહિતી, ટ્રાયલ બેલેન્સ, ખાતાવહી, પગારપત્રક, ઇન્વેન્ટરી, ઇન્વૉઇસેસ, ખરીદીની માંગણીઓ, વિશ્લેષણ અહેવાલો અને વેચાણના ઓર્ડર. માહિતી રાખવા માટે એકાઉન્ટિંગ માહિતી સિસ્ટમમાં ડેટાબેઝ માળખું હોવું જોઈએ.

સામાન્ય રીતે, આ ડેટાબેઝ માળખું ક્વેરી ભાષા સાથે પ્રોગ્રામ કરેલ છે જે ડેટા અને ટેબલ મેનીપ્યુલેશનને સક્ષમ કરે છે. AIS પાસે ડેટા ઇનપુટ કરવા અને અગાઉ સંગ્રહિત માહિતીને સંપાદિત કરવા માટે ઘણા ક્ષેત્રો છે. તેની સાથે, એકાઉન્ટિંગ માહિતી પ્રણાલીઓ હેકર્સ, વાયરસ અને માહિતી એકત્ર કરવાનો પ્રયાસ કરી રહેલા અન્ય સ્ત્રોતો સામે પૂર્વ-સાવધ પગલાં સાથે અત્યંત સુરક્ષિત પ્લેટફોર્મ છે.

કેટલાક એકાઉન્ટિંગ માહિતી સિસ્ટમ આઉટપુટ ડેટા મેનીપ્યુલેશન ક્ષમતાઓની વૈવિધ્યતાને દર્શાવે છે. AIS અહેવાલો બનાવે છે જેમાં સમાવેશ થાય છેમળવાપાત્ર હિસાબ અહેવાલો કે જે ગ્રાહકની માહિતી પર આધારિત છે.

એકાઉન્ટિંગ ઇન્ફોર્મેશન સિસ્ટમ્સના ફાયદા

આંતરવિભાગીય ઇન્ટરફેસિંગ

એકાઉન્ટિંગ ઇન્ફોર્મેશન સિસ્ટમનો હેતુ ઘણા વિભાગોમાં ઇન્ટરફેસ કરવાનો છે. સિસ્ટમની અંદર, વેચાણ વિભાગને વેચાણનું બજેટ અપલોડ કરવાનું મળે છે. આ માહિતીનો ઉપયોગ ઈન્વેન્ટરી મેનેજમેન્ટ ટીમ દ્વારા ખરીદી સામગ્રી અને ઈન્વેન્ટરી ગણતરીઓ ચલાવવા માટે થાય છે.

ઇન્વેન્ટરી ખરીદતી વખતે, સિસ્ટમ નવા ઇન્વોઇસ અંગે નાણાં વિભાગને સૂચના મોકલી શકે છે. AIS પણ નવા ઓર્ડરની વિગતો શેર કરે છે જેથીઉત્પાદન, શિપિંગ અને ગ્રાહક સંભાળ વિભાગો વેચાણ વિશે જાણે છે.

આંતરિક નિયંત્રણો

AIS નો આવશ્યક ભાગ આંતરિક નિયંત્રણો સાથે સંબંધિત છે. સંવેદનશીલ વ્યવસાય, વિક્રેતા અને ગ્રાહકની માહિતી કંપનીની સુરક્ષામાં જાળવવામાં આવે તેની ખાતરી કરવા માટે પ્રક્રિયાઓ અને નીતિઓ સિસ્ટમમાં મૂકી શકાય છે.

પીએફ ફિઝિકલ એક્સેસ, એક્સેસ લૉગ્સ, લૉગિન આવશ્યકતાઓ, ફરજોનું વિભાજન, અધિકૃતતા અને વધુની મદદથી બિઝનેસ ઑપરેશન કરવા માટે જરૂરી સંબંધિત માહિતી સુધી પ્રતિબંધિત કરી શકાય છે.