लेखा सूचना प्रणाली (एआईएस)

एक लेखा सूचना प्रणाली (एआईएस) क्या है?

एकलेखांकन सूचना प्रणाली में लेखांकन और वित्तीय डेटा का अधिग्रहण, भंडारण और प्रसंस्करण शामिल है जिसका उपयोग आंतरिक उपयोगकर्ता कर अधिकारियों, लेनदारों और निवेशकों को आवश्यक जानकारी की रिपोर्ट करने के लिए करते हैं।

आम तौर पर, यह एक कंप्यूटर आधारित विधि है जो सूचना प्रौद्योगिकी संसाधनों के संयोजन में लेखांकन गतिविधि को ट्रैक करने में मदद करती है। AIS पारंपरिक लेखांकन प्रथाओं का एक संयोजन बनाता है।

लेखा सूचना प्रणाली के कार्य

लेखांकन सूचना प्रणाली के कार्यों के बारे में बात करते समय, इसमें विभिन्न प्रकार के तत्व शामिल होते हैं जो एक में पर्याप्त महत्वपूर्ण होते हैंलेखा चक्र. हालांकि जानकारी एक व्यवसाय और उद्योगों के आकार के बीच भिन्न होती है, एक बुनियादी एआईएस में कर जानकारी, कर्मचारी जानकारी, ग्राहक जानकारी, व्यय और राजस्व से संबंधित डेटा होता है।

कुछ डेटा में वित्तीय शामिल हैंबयान सूचना, परीक्षण संतुलन, खाता बही, पेरोल, सूची, चालान, खरीद आवश्यकताएँ, विश्लेषण रिपोर्ट और बिक्री आदेश। एक लेखा सूचना प्रणाली में सूचना रखने के लिए एक डेटाबेस संरचना होनी चाहिए।

आमतौर पर, इस डेटाबेस संरचना को एक क्वेरी भाषा के साथ प्रोग्राम किया जाता है जो डेटा और तालिका में हेरफेर को सक्षम बनाता है। AIS में डेटा इनपुट करने और पहले से संग्रहीत जानकारी को संपादित करने के लिए कई फ़ील्ड हैं। इसके साथ ही, अकाउंटिंग इंफॉर्मेशन सिस्टम बेहद सुरक्षित प्लेटफॉर्म हैं, जिसमें हैकर्स, वायरस और अन्य स्रोतों के खिलाफ पूर्व-सतर्क उपाय किए गए हैं जो जानकारी इकट्ठा करने की कोशिश कर रहे हैं।

कई लेखा सूचना प्रणाली आउटपुट डेटा हेरफेर दक्षताओं की बहुमुखी प्रतिभा को प्रदर्शित करते हैं। AIS रिपोर्ट बनाता है जिसमें शामिल हैंप्राप्य खाते ग्राहक की जानकारी पर आधारित रिपोर्ट।

लेखा सूचना प्रणाली के लाभ

अंतरविभागीय इंटरफेसिंग

एक लेखा सूचना प्रणाली का उद्देश्य कई विभागों में इंटरफेस करना है। सिस्टम के अंदर सेल्स डिपार्टमेंट को सेल्स का बजट अपलोड करना होता है। इस जानकारी का उपयोग इन्वेंट्री प्रबंधन टीम द्वारा खरीद सामग्री और इन्वेंट्री काउंट को निष्पादित करने के लिए किया जाता है।

इन्वेंट्री खरीदते समय, सिस्टम नए चालान के संबंध में वित्त विभाग को एक अधिसूचना भेज सकता है। एक एआईएस एक नए आदेश का विवरण भी साझा करता है ताकिउत्पादन, शिपिंग और ग्राहक सेवा विभाग बिक्री के बारे में जानते हैं।

आतंरिक नियंत्रक

एआईएस का एक अनिवार्य हिस्सा आंतरिक नियंत्रण से संबंधित है। प्रक्रियाओं और नीतियों को यह सुनिश्चित करने के लिए एक प्रणाली में रखा जा सकता है कि कंपनी की सुरक्षा के भीतर संवेदनशील व्यवसाय, विक्रेता और ग्राहक जानकारी को बनाए रखा जाता है।

पीएफ भौतिक पहुंच, एक्सेस लॉग, लॉगिन आवश्यकताओं, कर्तव्यों का पृथक्करण, प्राधिकरण, और अधिक की सहायता से व्यवसाय संचालन करने के लिए आवश्यक प्रासंगिक जानकारी तक सीमित किया जा सकता है।